Koronawirus w natarciu, zatem pracodawcy szukają sposobów na minimalizację ryzyka zachorowań wśród załogi. Dla części pracodawców sposobem może być wprowadzenie pracy zdalnej, czyli uprawnienia przyznanego pracodawcom pierwszą „specustawą”[1] uchwaloną w związku z COVID-19.
Nowe możliwości to jednak szereg pytań praktycznych, a zatem odpowiadamy na najczęstsze:
Praca zdalna to praca określona w umowie o pracę, z tą różnicą, że pracownik świadczy ją zdalnie – poza miejscem stałego wykonywania pracy (czyli przykładowo: nie w siedzibie firmy, tylko w domu lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę).
Na marginesie: praca zdalna wprowadzona specustawą jest regulacją wyjątkową i nie jest tożsama z „telepracą”, o której mowa w kodeksie pracy (zasady telepracy pozostają bez zmian).
Czy pracodawca musi wysłać pracowników do pracy zdalnej?
To, czy pracodawca skieruje pracowników do pracy zdalnej, pozostaje wyłącznie jego decyzją. Natomiast, jeżeli chce on skorzystać z tej opcji, powinno to nastąpić w celu przeciwdziałania COVID-19. Przesłanki w tym zakresie są jednak bardzo szerokie, dlatego w praktyce – co potwierdza także stanowisko PIP (dostępne tutaj: https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html) – każdy pracodawca, chociażby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną.
Pracodawca: umożliwia czy poleca?
W kontekście powyższego pytania – „wszystkie odpowiedzi są prawidłowe” i stosowane w praktyce. Pracodawca – w zależności od swojej decyzji – może świadczenie pracy w formie zdalnej:
- umożliwić – pozostawiając pracownikom wybór, czy zalogują się do służbowego maila w budynku siedziby Spółki, czy we własnym domu, albo
- polecić – w takim przypadku pracownik ma obowiązek podporządkowania się poleceniu pracodawcy, a odmowa jego wykonania, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej.
Jak długo potrwa praca zdalna?
Pracodawca poleca pracownikom wykonywanie pracy zdalnej na czas oznaczony. Okres ten może być przez pracodawcę skracany lub wydłużany o kolejne oznaczone okresy, uzasadnione przeciwdziałaniem COVID-19.
Ustawa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej, natomiast omawiane uprawnienie pracodawcy traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie specustawy (tj. od dnia 08.03.2020 r.). Dlatego, w razie braku odmiennej decyzji ustawodawcy, czas pracy zdalnej nie może wykraczać poza ww. okres.
Forma może mieć znaczenie (dowodowe)
Przepisy nie wskazują w jakiej formie powinno nastąpić polecenie pracy zdalnej, niemniej dla celów dowodowych zalecane jest wysłanie polecenia pracy zdalnej np. na służbowy e-mail pracownika (lub zachowanie formy pisemnej). W poleceniu warto wskazać, że ma ono miejsce w celu przeciwdziałania COVID-19.
O czym jeszcze powinien pamiętać pracodawca?
Wprowadzenie pracy zdalnej w wielu zakładach pracy będzie nowością, dlatego oprócz samego polecenia, warto przekazać pracownikom chociażby podstawowe zasady dotyczące ich obowiązków oraz organizacji pracy w tej formie (mające pośrednio charakter dyscyplinujący), w szczególności dotyczące:
- zasad potwierdzania obecności w pracy/ wyznaczania przerw, formy przekazywania wyników pracy;
- obowiązujących pracownika przepisów prawa pracy, w tym także regulacji wewnętrznych (polityk, regulaminów), obowiązujących u pracodawcy oraz zasad BHP w miejscu świadczenia pracy zdalnej;
- sprzętu, przy pomocy którego pracownik wykonuje pracę, w tym jego odpowiedniego zabezpieczenia oraz dbałości o sprzęt (a w przypadku jego powierzenia przez pracodawcę – również zabezpieczenie tej kwestii);
- ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa/ danych osobowych (więcej w kwestii zabezpieczeń technicznych / organizacyjnych, a także monitorowania pracy zdalnej pracowników pisaliśmy tutaj: https://www.prawokoronawirus.pl/praca-zdalna-dwie-perspektywy-ochrony-danych-osobowych/).
W praktyce pracodawcy uwzględniają te kwestie już w dokumencie polecenia pracy zdalnej lub w wewnętrznym regulaminie/ polityce pracy zdalnej.
***
Ze względu na specyfikę pracy zdalnej, będzie mogła ona dotyczyć tylko pracowników świadczących pracę, która w tej formie będzie mogła być wykonana (white-collar). O innych opcjach do rozważenia przez pracodawców, które mogą być zastosowane także względem pozostałych grup pracowników (np. pracowników fizycznych) napiszemy już niebawem.
[1] (tj. ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych)
autor
Katarzyna Serwatka
Senior Consultant | Radca prawny
katarzyna.krukowska@olesinski.com
+48 532 759 739
opiekun zagadnienia
Ludmiła Łuczak
Manager | Radca prawny
ludmila.luczak@olesinski.com
+48 602 721 249
Prawo pracy, Dane osobowe