Zdalne działanie organów spółek

zdalne-posiedzenie-zarzadu
Czas czytania: 3 minuty

Wśród zmian ustawowych, wprowadzonych w odpowiedzi na epidemię koronawirusa znalazła się możliwość prowadzenia obrad przez organy spółek z o.o. i spółek akcyjnych w formie zdalnej. W obecnych, trudnych czasach niezwykle ważne jest zapewnienie spółce możliwie normalnego funkcjonowania i sprawnego podejmowania decyzji przez odpowiednie organy, co wymaga działania „on-line” oraz rezygnacji z fizycznych posiedzeń. Paradoksalnie sytuacja epidemii wymusiła nowelizację przepisów kodeksu spółek handlowych, na którą w „normalnych czasach” czekalibyśmy znacznie dłużej.

Co konkretnie się zmieniło?

Zdalne posiedzenie zarządu

Dotychczas uczestnictwo w posiedzeniach zarządu i podejmowanie decyzji w trybie zdalnym było możliwe tylko wówczas, gdy umowa spółki / statut przewidywały taką możliwość. Specustawa antykryzysowa (ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw) dodała do kodeksu spółek handlowych art. 208 § 51-53 oraz art. 371 § 31-33, według których posiedzenia zarządu w spółkach kapitałowych mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (o ile umowa spółki / statut nie wyłączają takiej możliwości).

Zarząd może więc obradować w formie zdalnej, w tej też formie podejmując uchwały. Niezależnie uchwały mogą być podejmowane przez zarząd przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub pisemnie.

Możliwe jest także podejmowanie uchwał poprzez oddanie swojego głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. 

W spółkach akcyjnych ustawodawca przewidział dodatkowy obowiązek – posiedzenia zarządu w formie zdalnej mogą odbywać się po określeniu w formie regulaminu zasad udziału w zdalnych posiedzeniach zarządu (zgodnie z art. 4065 § 3 KSH, który znajduje odpowiednie zastosowanie na podstawie art. 371 § 31 KSH).

Zdalne posiedzenie rady nadzorczej

Możliwość uczestnictwa przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość została przewidziana także w przypadku posiedzeń rad nadzorczych (art. 222 § 11, § 3 i 4 oraz 388 § 11, § 2-3 KSH).

Warto jednak pamiętać o dodatkowych obostrzeniach w przypadku tego organu, np. obowiązku uprzedniego poinformowania członków RN o treści uchwały oraz konieczności zachowania odpowiedniego kworum. W przypadku podejmowania uchwał  w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość uchwała będzie ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w jej podejmowaniu.

Dodatkowo konieczne jest określenie zasad odbywania zdalnych posiedzeń rady nadzorczej w formie regulaminu (art. 4065 § 3 KSH, stosowany odpowiednio zgodnie z art. 388 § 11 KSH).

Specustawa uchyliła natomiast dotychczasowy art. 222 § 5 KSH oraz art. 388 § 4 KSH (obecnie możliwe jest powołanie, zawieszenie w czynnościach członków zarządu oraz przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej także w formie uchwał podjętych w trybie zdalnym).

Zgromadzenia wspólników / walne zgromadzenia akcjonariuszy

Wprowadzona została także możliwość udziału w zgromadzeniach wspólników spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (o ile umowa spółki/ statut takiej możliwości nie wyłączają takiej opcji). Nowe brzmienia art. 2341 oraz art. 4065 wskazują, że o zwołaniu zgromadzenia w tym trybie będzie decydował zwołujący zgromadzenie.

Udział w zgromadzeniu w tej formie obejmuje w szczególności:

  1. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym – możliwość wypowiadania się, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników/ walnego zgromadzenia;
  2. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

Konieczne jest także określenie w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w zgromadzeniach przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Taki regulamin uchwala rada nadzorcza (w spółce z o.o. w sytuacji braku rady nadzorczej mogą to tez zrobić wspólnicy). Regulamin powinien określać wymogi identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej (zgodnie z przepisami nie powinien jednak wykraczać poza wymogi i ograniczenia niezbędne do tego celu).

Z kolei zgodnie z art. . 4065  par. 4 KSH spółka publiczna ma obowiązek zapewnienia transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Niezależnie od powyższego, przy zgromadzeniach istnieją także alternatywne rozwiązania, np.:

  • udzielenie danej osobie pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu i podejmowania stosownych uchwał (wystarczająca jest forma pisemna);
  • w przypadku spółki z o.o. możliwe jest także podjęcie danej uchwały poza zgromadzeniem wspólników – poprzez wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na postanowienie, które ma zostać powzięte lub wyrażenie przez wszystkich wspólników na piśmie zgody na głosowanie pisemne, a następnie przeprowadzenie głosowania w tym trybie (art. 227 § 2 KSH);
  • Kodeks spółek handlowych przewiduje także możliwość głosowania drogą korespondencyjną (art. 4111 KSH) – jest to jednak rozwiązanie zastrzeżone wyłącznie dla akcjonariuszy spółek publicznych, niewystępujące często w praktyce.

Nowe przepisy ułatwiają prowadzenie przez organy spółek z o.o. i spółek akcyjnych obrad w formie zdalnej. Zasadniczo nie ma konieczności zmiany umowy spółki / statutu (chyba, że umowa / statut wyłączają możliwość działania danego organu w formie zdalnej), a dla rozpoczęcia obradowania w formie zdalnej wystarczające będzie przyjęcie odpowiednich regulaminów określających zasady zdalnego udziału w posiedzeniach (bez udziału wspólników/ akcjonariuszy).

AUTORZY

Michał Bogacz
Senior Manager | Radca prawny
michal.bogacz@olesinski.com
+48 664 920 360

Wojciech Frankiewicz
Senior Consultant | Dział prawny
wojciech.frankiewicz@olesinski.com
+48 532 856 739